Toen ik afgelopen week op vakantie was, herinnerde ik me ineens dat we het thuisfront vroeger altijd een postkaart vanuit ons vakantieadres stuurden. Zo een met een mooie foto van de omgeving op de voorkant en op de achterkant een met de hand geschreven verhaaltje.
Vaker dan eens waren we zelf allang weer thuis voordat die postkaart bezorgd was – maar dat mocht de pret niet drukken. Zo’n boodschap uit het buitenland bleef bijzonder.
Hoe anders gaat dat tegenwoordig. Door het scherm van mijn telefoon aan te tikken maak ik een foto en met een extra tik plaats ik hem in de familiechat waar hij direct twee blauwe vinkjes krijgt ✓✓ Nog geen minuut later heb ik al 5 reacties. Minder romantisch dan vroeger, maar gemak dient de mens.
De grens tussen werk en privé
Ook je klanten leven niet meer in het tijdperk van de postkaarten. Wanneer zij een vraag of opmerking hebben, willen ze die het liefst zo snel en eenvoudig mogelijk aan je voorleggen. En wat is er sneller en makkelijker dan even een “appje” sturen?
Klein probleem natuurlijk: Je wilt niet ’s avonds, in het weekend, of bijvoorbeeld op je vakantie lastiggevallen worden. Of het risico lopen dat je de foto’s van je strandvakantie per ongeluk naar die nieuwe klant van vanochtend stuurt…
Omdat WhatsApp tot nu toe vooral voor privézaken gebruikt wordt, vervaagt de grens tussen werk en privé al snel – met alle nadelen van dien. Gelukkig heeft WhatsApp speciaal voor bedrijven een alternatieve versie van haar platform ontwikkeld: WhatsApp Business.
Alleen bereikbaar wanneer jij dat wilt
WhatsApp Business is een gratis te downloaden versie van WhatsApp, speciaal ontwikkeld voor kleine bedrijven. Door in WhatsApp Business je openingstijden in te stellen, kun je klanten buiten werktijd eenvoudig een automatische melding sturen. Bijvoorbeeld:
“Bedankt voor je bericht. Salon X is momenteel gesloten. Op werkdagen zijn we open van 09:00 – 20:00. Alvast een afspraak maken? Je maakt je afspraak eenvoudig zelf via www.salonnaam.nl/afspraak. Heb je een vraag, dan reageer ik daar z.s.m. op. Nog een fijne dag!”
Zo kun je ’s avonds lekker Grey’s Anatomy kijken, zonder steeds afgeleid te worden door die vervelende klant die voor de derde keer haar afspraak wil verzetten.
De onderdelen van WhatsApp Business
Openingstijden en automatische reacties zijn niet de enige extra mogelijkheden die de business-versie van WhatsApp met zich meebrengt. Ik zal de handigste onderdelen van WhatsApp Business eens voor je op een rijtje zetten – inclusief schermafbeeldingen.
Bedrijfsprofiel
In WhatsApp Business kun je een bedrijfsprofiel aanmaken met handige informatie voor je (potentiële) klanten. Denk daarbij aan je adres, een omschrijving van je bedrijf, je e-mailadres en je website. Je kunt dit zien als een miniwebsite, of misschien beter als een erg uitgebreid visitekaartje.
Catalogus
Ook kun je een catalogus aanmaken waarin je jouw producten en diensten presenteert met naam, omschrijving, tarief, een mooie foto en desgewenst een link naar de bijhorende pagina op je website, waarop men gelijk een bestelling kan plaatsen of een afspraak kan inplannen. Het overzicht van je producten en diensten is door klanten vervolgens in te zien in je bedrijfsprofiel, maar producten en diensten kunnen via de chat ook eenvoudig gedeeld en doorgestuurd worden.
Automatische berichten
Voor de momenten waarop je klanten niet direct kunt beantwoorden, bijvoorbeeld omdat je in behandeling of helemaal niet aan het werk bent, kun je automatische berichten instellen. Zo weten klanten precies wanneer ze een reactie kunnen verwachten. Automatische berichten zijn ook handig om nieuwe chatters automatisch een begroeting te sturen, met daarin desgewenst direct antwoord op de meest gestelde vragen en links naar relevante onderdelen van je website.
Snelle antwoorden
Met snelle antwoorden kun je frequent verzonden berichten bewaren en hergebruiken. Zo hoef je niet telkens hetzelfde bericht te typen en beantwoord je veelgestelde vragen voortaan in no-time. Snelle antwoorden roep je op door een / te typen, gevolgd door een woord. Zo kun je bijvoorbeeld instellen dat /hallo de volgende tekst geeft: “Welkom bij Salon X. Leuk dat je contact met ons opneemt. Wat kunnen we voor je betekenen?”. Dat scheelt een hoop typen.
Labels
Wanneer je WhatsApp veelvuldig inzet om met je klanten in contact te komen en te blijven, raak je het overzicht al snel kwijt. Daarom kun je contacten en chats in WhatsApp Business organiseren door ze van labels te voorzien. Denk aan labels als “Nieuwe klant”, “Nog op terugkomen” of “Zwarte lijst”. Anders dan in de normale WhatsApp, sorteer je je berichten zo in een handomdraai.
Beginnen met WhatsApp Business
Wil je het zelf eens uitproberen? WhatsApp Business is ondertussen beschikbaar voor zowel Android als iOS en je downloadt de app eenvoudig in de Google Play Store of de App Store van Apple. Wanneer je jouw normale “WhatsApp” op je huidige telefoon wilt blijven gebruiken, kun je voor WhatsApp Business het best een aparte telefoon gebruiken. Je kunt een WhatsApp-account namelijk maar aan één telefoonnummer koppelen. Dat betekent dat je op je huidige nummer alleen een normaal WhatsApp-account óf alleen een zakelijk WhatsApp-account kunt gebruiken. Niet allebei tegelijk.
WhatsApp Business is hier gratis te downloaden:
Nadat je WhatsApp Business uit de appstore gedownload en geïnstalleerd hebt, verifieer je het nummer dat je gaat gebruiken. Vervolgens vul je jouw bedrijfsnaam in en kun je een profielfoto toevoegen. Maak je bedrijfsprofiel compleet door je locatie, categorie, omschrijving, openingstijden, e-mailadres en website toe te voegen via Instellingen > Bedrijfsinstellingen > Profiel… en je WhatsApp Business is klaar om gebruikt te worden!
3 tips voor WhatsApp Business
Ook al ben je nu in principe klaar om met WhatsApp Business aan de slag te gaan, deel ik graag nog een paar handige tips met je die de gebruikservaring nóg beter maken.
1. WhatsApp Business op je laptop of PC
Heb je geen zin om steeds op je telefoon te typen maar reageer je liever vanaf de laptop op je toonbank? Geen probleem, WhatsApp Business werkt ook vanaf laptops en PC’s. Ga daarvoor op het apparaat dat je wilt gebruiken naar web.whatsapp.com, of download WhatsApp via whatsapp.com/download en volg de instructies.
2. WhatsApp Business koppelen aan je website
Voordat een potentiële klant je kan appen, moet ze jou eerst aan haar contacten toevoegen en je vervolgens opzoeken in WhatsApp. Dat kan makkelijker. Plaats de volgende link op je website en mobiele bezoekers kunnen met één klik een nieuwe chat met je openen: https://wa.me/316********. Vervang de sterretjes uiteraard door het nummer van je WhatsApp-account, zonder 06.
3. Pin openstaande gesprekken
Zijn er gesprekken die je graag bij de hand wilt houden of gesprekken waarop je nog moet terugkomen? Dan kun je deze bovenaan de gesprekkenlijst vastzetten (pinnen) door ze in het overzicht ingedrukt te houden en op de punaise te klikken. Combineer dit met de eerder genoemde labels, die op dezelfde manier toe te voegen zijn, en je overzicht wordt ineens een stuk… overzichtelijker.
En, ga jij met WhatsApp Business je zakelijke WhatsApp-gesprekken scheiden van je privégesprekken? Ik ben benieuwd naar je ervaring!
Je afleidingen tot een minimum beperken
Als er één ding is dat succesvolle ondernemers gemeen hebben dan is het wel dat ze het liefst volledig focussen op waar ze goed in zijn. De grootste “afleiders” voor beauty professionals? Marketing, het beantwoorden van vragen en het inplannen van afspraken. De oplossing? Een duidelijke, goed vindbare website waarop bezoekers zelf alle antwoorden vinden en eenvoudig zelf hun afspraak inplannen.
De websites die Netbeauty bouwt worden door ons achter de schermen onderhouden en tot in de puntjes geoptimaliseerd, zonder dat we jou daarmee lastigvallen. Daarnaast krijg je bij je salonwebsite onbeperkte ondersteuning, advies en zijn aanpassingen altijd gratis. Of je ze nou zelf doet of door ons laat doen. Zo kun jij je volledig op je expertise richten en houd je meer tijd over voor ontspanning.
Benieuwd hoe een Salonsite™ jouw salon helpt groeien? Neem eens twee minuten de tijd om daar meer over te lezen.